Hoe zorg je voor 100+ aanwezigen op je webinar?

Sinds het begin van de covid pandemie heb je waarschijnlijk gemerkt dat steeds meer bedrijven webinars toevoegen aan hun marketing machine. Webinars zijn niet alleen interessant om nieuwe leads aan te trekken, maar tonen ook aan klanten, vrienden, collega’s en prospects dat er kennis in huis is over specifieke thema’s. Daarnaast is het een teken van authority en thought leadership en verhoogt het het vertrouwen van klanten.

In deze blog zullen we kort inzoomen op onze favoriete webinar software en zullen we uitgebreid onze favoriete tools en tactieken delen om de geregistreerden en aanwezigen van jouw webinar te maximaliseren.

Echter, deze technieken zullen enkel slagen als je op voorhand concrete doelstellingen, een niche doelgroep en een relevant topic bepaalt. Hier zullen we dus mee starten.

Bepaal de doelstellingen van je webinar

De eerste stap bij het organiseren van een webinar is het opstellen van de doelstellingen. Wil je nieuwe sales leads aantrekken of een nieuw product of service introduceren? Je product upsellen of cross-sellen? Top-of-mind blijven bij je huidige klanten? Een combinatie van bovenstaande? Belangrijk is dat je de doelstellingen van je webinar meetbaar maakt.

Stel, je wil een online opleiding SEO promoten via je webinar. Op het einde van het webinar geef je een kortingscode mee van 20% die 24u geldig is voor het bestellen van je online opleiding. Je kan bijvoorbeeld mikken op 150 geregistreerden, waarvan je gegevens capteert. Deze leads kan je achteraf opvolgen via e-mail campagnes. Van de 150 geregistreerden verwacht je minstens 75 aanwezigen (50%). Van die 75, verwacht je nog eens dat 5 leads de kortingscode toepassen.

Bepaal je niche doelgroep voor de webinar

Heb je je doelstellingen bepaald en meetbaar gemaakt? Dan is het tijd om je niche doelgroep verder te bepalen.

In het voorbeeld van hierboven willen we onze online opleiding SEO promoten. Deze opleiding is in het Nederlands en is geschikt voor junior online marketers van KMO’s met minder dan 3 jaar ervaring.

Hoe en waar ga je deze doelgroep benaderen? In dit artikel zullen we enkele tactieken blootleggen om jouw ideale doelgroep aan te trekken naar je webinar. Deze tactieken zullen echter niet werken als we geen relevant topic bepalen met de juiste messaging voor onze doelgroep.

Bepaal een webinar topic dat relevant is voor je doelgroep

In het voorbeeld van hierboven willen we onze opleiding SEO promoten naar junior online marketers van KMO’s in Vlaanderen. Een topic kan bijvoorbeeld zijn: ‘De nieuwste online marketing trends van 2022’

Pro tip! Bovenstaand voorbeeld is redelijk concreet, maar het kan natuurlijk zijn dat de doelstelling van je webinar veel breder gaan. Als je niet direct een concreet webinar topic kan vinden, maak dan een poll met enkele ideëen van webinar topics die jullie in gedachten hebben. Publiceer de poll op je LinkedIn, Facebook en/of Instagram pagina of profiel en verspreid de poll via e-mail naar je doelgroep… Zo laat je je doelgroep een webinar topic kiezen dat het meeste aansluit bij hun vragen, uitdagingen en verwachtingen. Denk vervolgens ook goed na over een aantrekkelijke titel die de doelgroep aanspreekt.

Bekijk zeker ook eens deze checklist om je topics te bepalen:

• Doe een brainstorm en maak een lijst van alle topics die bij jou en je team opkomen
• Analyseer je campagnes: E-mail, nieuwsbrieven, Google Ads, Linkedin, Facebook en bekijk welke campagnes, topics, insteken het beste werken.
• Bekijk al je blogposts en analyseer welke blogs het meeste clicks, weergaven en conversies genereren.
• Interview je klanten of communiceer met sales welke vragen er momenteel het meest binnenkomen.
• Schuim fora af zoals Reddit, Quora, Facebook Groups, Linkedin Groups en bekijk welke problemen jouw doelgroep ondervindt.

Welke webinar tools of software moet ik kiezen?

1. Livestorm

Eén van de meest gebruikte professionele webinar software is Livestorm. Met Livestorm creëer je in één handomdraai je eigen registratiepagina en verzend je geautomatiseerde registratie-en follow-up e-mails naar je gewenste doelgroep. Maak je webinars interactief via polls en Q&A’s en analyseer de resultaten van je e-mails en webinars met de uitgebreide en visuele analytics.

Wil je je webinar geregistreerden koppelen aan je CRM, e-mailsoftware of whiteboarding tools zoals Miro? Livestorm biedt tientallen integraties aan via hun app-marketplace. Met de Zapier integratie zijn de mogelijkheden onbeperkt! Met de gratis versie van Livestorm ben je beperkt tot sessies van max. 20 minuten en 10 geregistreerden. De premium versie krijg je vanaf €99/maand, waarbij je events kan hosten tot 4u met een ongelimiteerd aantal geregistreerden.

Wil je je webinars to the next level tillen, dan is Livestorm jouw go-to software!

2. Zoom

Sinds het begin van de pandemie groeide het business klanten aantal van Zoom met 470%. Met 504.900 business klanten en 45 miljard webinar minuten per jaar is Zoom het grootste webinar en meeting platform ter wereld. Met Zoom creëer je makkelijk meetings en webinars tegen een betaalbare prijs.

Vanaf €13.99/maand per licentie heb je alle functionaliteiten om je webinar succesvol te hosten. Zo kan je je webinar opnemen, kan je polls & Q&A’s activeren en host je webinars t.e.m. 100 live deelnemers. Zoom heeft ook integraties met Zapier en biedt de mogelijkheid om custom tracking links toe te voegen. Zo kan je de resultaten van je acties beter analyseren.

Voor onze klanten raden we meestal Zoom aan, omdat deze software alle functionaliteiten heeft voor een geslaagd webinar.

Pro tip! Ken je de tool Luma al? Met Luma kan je je event pagina uitbreiden en automatische e-mails versturen om je doelgroep te activeren. Luma heeft een built-in integratie met Zoom om webinars te broadcasten. Alle inschrijvingen via Luma, komen dus automatisch binnen in Zoom! Naast Zoom, kan je elke andere Event link toevoegen en zelfs fysieke events promoten. Luma kan je gratis gebruiken tot 500 invites en 500 e-mails per event. Voor de betalende versie betaal je $39 per maand.

3. WebinarGeek

Heb je al gehoord van WebinarGeek? Met deze software creëer je je eigen registratiepagina’s en verstuur je geautomatiseerde e-mails met zeer uitgebreide design mogelijkheden. Vanaf €59/maand host je webinars t.e.m. 100 live aanwezigen en daarbij heb je alle functionaliteiten die Livestorm (en Zoom) ook hebben.

Welke webinar tool moet ik nu kiezen?

Organiseer je om de paar maand een webinar en is je budget hiervoor beperkt? Dan raden we Zoom aan, omdat Zoom alle basics aanbiedt om een geslaagd webinar te promoten en te organiseren. Organiseer je minstens één keer per maand een webinar en wil je toch je eigen registratie pagina’s en e-mails in je eigen huisstijl met uitgebreide analytics en integraties? Kies dan voor WebinarGeek of Livestorm.

Growth tactics om jouw webinar te promoten

1. E-mail campagnes

De meest effectieve tactiek om deelnemers aan te trekken naar jouw webinar is via e-mail campagnes. Segmenteer je e-maillijst in een doelgroep waarvoor het thema van jouw webinar relevant kan zijn. Belangrijk hierbij is dat de doelgroep weet waarover het webinar gaat (aantrekkelijke titel + info), wat ze zullen bijleren door dit webinar te bekijken en hoe ze kunnen inschrijven. (Call-To-Action)

a) Invitation E-mails

Start je e-mail campagnes max. twee à drie weken op voorhand en wees niet bang om reminders naar deze doelgroep te sturen. Zo kan je bijvoorbeeld een reminder invitation e-mail sturen, wanneer je doelgroep de mail niet geopend heeft of niet geklikt heeft.

Dit is de sequentie die we aanraden:

• Invitation E-mail 1: drie weken op voorhand
• Invitation E-mail 2: twee weken op voorhand
• Invitation E-mail 3: één week op voorhand

De invitation e-mails moeten volgende componenten bevatten:

• Een aantrekkelijke titel
• Inleiding met het thema van het webinar (kan in bullet points)
• De sprekers
• Hoe ze kunnen inschrijven + CTA
• Eventueel afsluiten met een CTA dat je doelgroep ook vrienden, collega’s, kennissen kan uitnodigen en daar een beloning voor kunnen krijgen.

Zorg er ook voor dat deze e-mails persoonlijk lijken. Maak daarom niet te veel gebruik van banners en afbeeldingen, maar meer van aantrekkelijke copy en inhoud.

b) Confirmation e-mails

Vanaf iemand zich ingeschreven heeft op het webinar, moeten ze een confirmatie e-mail ontvangen, zodat ze zeker zijn dat hun plaatsje bevestigd is. Deze stuur je dus best direct na een inschrijving. Bij de meeste webinar software kan je automatisch een confirmation e-mail instellen, maar als dit niet lukt, kan je hiervoor ook een e-mail sequence opzetten in je e-mail automation software.

c) Reminder e-mails

Je hebt nu een aantal inschrijven op je webinar verzameld. Goed zo! De volgende stap is ook om de geregistreerden effectief aanwezig te zien op het event. Daarvoor kunnen reminder e-mails van pas komen.

Hiervoor raden we volgende flow aan:

• E-mail 1: Eén week voor de start van het webinar
• E-mail 2: Eén dag voor de start van het webinar
• E-mail 3: Eén uur voor de start van het webinar
• E-mail 4: 5 minuten voor de start van het webinar.

Deze e-mails hoeven niet veel tekst te bevatten, maar moeten gewoon duidelijk tonen waar en hoe de geregistreerden kunnen deelnemen aan het webinar. Zoals onderstaande e-mail van Lemlist.

2. Phantombuster Event Inviter + Linkedin Event

Nog een tactiek die zeer goed werkt voor ons is de Event Inviter van Phantombuster gecombineerd met een Linkedin Event met Registration Event Form. Met Phantombuster kan je geautomatiseerde acties uitvoeren op Linkedin, Instagram, Facebook, Google,.. Zo kan je bijvoorbeeld een doelgroep samenstellen van linkedin connecties en hen geautomatiseerde invites sturen om deel te nemen aan je linkedin event.

Wat heb je hiervoor nodig?

• Linkedin account en Linkedin bedrijfspagina om je event aan te maken en je connecties uit te nodigen
• Phantombuster account (kan ook met de gratis trial) om geautomatiseerde invites te versturen naar je Linkedin connecties
• Zapier account om de link te leggen tussen Linkedin en je webinar software
• Zoom, WebinarGeek of Livestorm account om je webinar te broadcasten

a) Linkedin Event

Eerst en vooral zorg je ervoor dat je Admin bent van je Linkedin pagina. Daarna kan je een  Linkedin Event aanmaken bij de ‘Admin tools’.

Zorg voor een aantrekkelijke titel en beschrijving en voeg je sprekers toe. Het belangrijkste hierbij is dat je een ‘Linkedin Registration Form’ toevoegt aan je Linkedin Event.

Voeg ten slotte ook je broadcast link toe aan je online event. Werk je met Zoom, WebinarGeek of Livestorm? Dan voeg je best ook een custom tracking link toe aan deze broadcast link. Zo weet je hoeveel geregistreerden er binnen komen via de link in je Linkedin Event.

b) Zapier koppeling

Vanaf je het Linkedin Event aangemaakt hebt, kan je de Linkedin Registration Form koppelen aan je webinar software met Zapier.

c) Phantombuster Event Inviter

Zorg er eerst en vooral voor dat je zelf aanwezig staat op het Linkedin Event, anders kan je je eerstegraads connecties niet uitnodigen via Phantombuster. Kies eerst de Linkedin Search Export uit de beschikbare Phantoms.

Maak een selectie van de eerstegraads profielen die je wil uitnodigen voor je Linkedin Event.

In onderstaand voorbeeld wil ik de Marketing Managers in België uit mijn netwerk uitnodigen. De URL die Linkedin je geeft, geef je in in Linkedin Search Export en Phantombuster zal je een lijst geven van alle eerstegraads connecties Marketing Managers.

De output van deze Search Export kan je nu gebruiken als input in de Linkedin Event Inviter.

Zet de Linkedin Event Inviter op repeat (bv. 8 keer per dag tijdens de werkuren) en je Linkedin connecties zullen automatisch uitgenodigd worden om te registreren voor je Linkedin Event.

Het voordeel aan deze tactiek is dat je Linkedin connecties zich enkel hoeven in te schrijven op het Linkedin Event met één klik op de ‘Register’ knop. Van zodra ze zich inschrijven op het Linkedin Event, worden ze automatisch gepusht naar je Webinar software en krijgen ze de confirmation e-mail en reminder e-mails.

3. Hellobar pop-up

De volgende tactic is zeer simpel en gratis. Met de gratis tool Hello Bar kan je eenvoudig interactieve pop-ups en sticky bars aan je website toevoegen. Het handige aan deze tool is dat de pop-ups niet ‘in your face’ hoeven te zijn en dus minder storend zijn voor je website bezoekers. Je kan ze rechts beneden laten sliden of je kan een sticky bar bovenaan je website toevoegen. De sticky bar heeft een bewegende Call-To-Action die zeer aanlokkelijk werkt.

Maak een Hello Bar account aan, voeg de HTML-code toe aan je website, design je pop-up of sticky bar en klaar is kees! In de destination link kan je opnieuw een custom tracking link van je webinar software toevoegen, zodat je weet hoeveel inschrijvingen er via deze tactiek binnenkomen.

4. (Linkedin) Organische Content

Om je Linkedin Event nog extra te boosten kan je ook Linkedin posts toevoegen aan het event en aan je linkedin pagina.

Enkele content ideëen zijn:

• Meer info over je (gast)sprekers,
• Een blogartikel met duiding over het topic
• Een teaser video om je doelgroep warm te maken!

Linkedin events met dynamische content presteren vaak beter! Niet alleen op Linkedin, maar ook op Facebook, Instagram, je website, je blog, kan je jouw organische content delen.

5. Linkedin & Facebook Lead Ads

Ten slotte kan je ook nog advertising campagnes inzetten om je webinar nog meer in de kijker te zetten. Dit doe je best al in het begin met A/B tests op je copy en visuals, zo weet je beter welke copy en headlines de doelgroep het beste aanspreken, naarmate het webinar nadert. Deze copy kan je dan weer toepassen in je e-mails en pop-ups! Via de Zapier integratie, kan je ook je Linkedin en/of Facebook Lead Gen Form koppelen met je webinar software!

Conclusie

Dit zijn onze favoriete tactics om webinars te promoten. Via bovenstaande tactieken gebruik je zowel je website, social media, e-mails en advertising om je webinar in de kijker te zetten. Onthou echter: Bovenstaande tactieken zullen niet werken als het thema van je webinar niet goed uitgedacht is. Spreekt het thema de doelgroep aan? Gebruik je aantrekkelijke copy en/of visuals die je doelgroep zullen lokken? Is het antwoord ja, dan kan je beginnen met bovenstaande tactieken!

Heb je professionele hulp nodig om je webinars te promoten en te organiseren

Stuur gerust een e-mail naar laurent@brandimpact.be of neem contact op!

‍